+7 (499) 347-06-56;
8 (800) 550-07-56
Заказать звонок

Как организовать систему учета времени на работе и не потерять ценных сотрудников

10.04.2014

Сегодня стало данью моде внедрение в ряде компаний, бесспорно нужной, системы учета и контроля рабочего времени. Основной целью при этом стоят вполне объективные экономические причины и увеличение эффективности труда. Но, как обычно бывает, побочным эффектом, зачастую, становится явное недовольство штатных работников. Внедренную попытку необходимого контроля, специалисты воспринимают, как определенное недоверие руководством, иногда даже трактуется, не иначе как — «закручивание гаек». Как же поступить, чтобы избежать ухудшения служебных отношений или вообще не остаться без штатных сотрудников?

При бесспорной пользе контрольных систем рабочего времени, они имеют как преданных сторонников, так и ярых противников. К сторонникам, обычно, примыкают основные управленцы, а в противники, бойко записываются обычные сотрудники. Это неудивительно, так как решения по применению мер контроля, принимают руководители, а они точно знают о технических возможностях применяемых программ и потому, заинтересованы в положительных результатах. Подчиненные, действующих компаний, в свою очередь, воспринимают контроль над рабочим временем, как ужесточение трудовой дисциплины, или еще хуже — вторжением в личную жизнь и пространство, но не отмечают положительных моментов, так как просто не имеют о них представления.

Итак, как же задействовать систему контроля и не потерять доверие сотрудников?

Негативной оценки со стороны сотрудников и дурной мотивации персонала можно избежать, грамотно выбрав систему контроля времени и должным образом проработать все механизмы ее внедрения.

Допустим, что система уже выбрана и приобретена — настало время рассказать о внедряемом новшестве своим сотрудникам. Существует два варианта:

  1. подготовить и издать приказ об установке ПО и ознакомить штатных сотрудников;
  2. подготовить своих сотрудников к планируемым изменениям, отработав пошаговое введение контрольной системы.

Первый вариант не потребует много времени, но если посмотреть с точки зрения мотивации служащих — заранее проигрышный. Нехватку информации о внедряемой программе, люди, зачастую, компенсируют досужими домыслами, непониманием поставленных целей запуска, что приводит к ее полному «непринятию».

Второй вариант ознакомления сотрудников с планируемой системой, гораздо удобней и предпочтительнее, а при правильных этапах реализации обычно приводит к желаемому итогу — внедрению желанной (необходимой) системы без определенного недовольства и разочарований сотрудников. Существует ряд рекомендаций, в своей совокупности объединяющих опыт действующих компаний, уже использующих подобные системы:

  • Предоставьте штатным сотрудникам полную и объективную информацию о программе, задачах системы контроля рабочего времени. Самый простой вариант — провести общее собрание, где рабочий персонал задаст волнующие вопросы, а руководство разъяснят поставленные цели внедрения новшества.
  • Персонал не будет воспринимать систему крайне негативно, если просто объяснить, что программа служит не для штрафов и дисциплинарных взысканий, а для оптимизации рабочего времени сотрудников, и существенного повышения эффективности производственных циклов.
  • Добейтесь обратной связи: после доведения информации о программе, узнайте мнение работников. Наиболее частые — «диктатура» или «тюремный режим». Контраргументом, может быть разъяснение, что оплата сотруднику, начисляется за выполнение служебных обязанностей в отведенное время, а рабочее место работника — это имущество организации. Использование рабочего времени и оборудования компании в личных целях, напрямую нарушает права организации, определенные трудовым договором.
  • Расскажите о плюсах для сотрудников: крайне важно отметить положительные стороны внедрения системы. Она ведь, по сути, позволяет справедливо определить уровень заработной платы, вовремя акцентировать внимание на перегруженность работника, зафиксировать переработки, осуществление трудовых функций в праздничные и выходные дни. В качестве дополнительных бонусов, можно «привязать» начисление премий, подарки и иные меры поощрения.
  • Обеспечьте объективность и прозрачность системы: работники должны понимать, кто подскажет о работе программы, о достигнутых результатах, озвучить возникающие сомнения. Следует назначить ответственного специалиста за деятельность системы.
  • Обеспечьте должное взаимодействие сотрудников, переложите хлопоты по интеграции ПО учета времени на самих разработчиков программы, это входит в их зону ответственности.
  • Подумайте о юридических аспектах вопроса: оформите должным образом использование системы, внесите отдельным условием, возможность использования системы в трудовом договоре. Можно издать приказ и ознакомить сотрудников, данная проблематика регулируется ТК РФ (ст. ст. 15, 21 и 189).

Итог

Как воспринимается подобная система, зависит от двух факторов: самих методов контроля и алгоритма внедрения системы. Если ваша система не работает как «тотальный контроль» над подчиненными, а использует метод автоматизированного мониторинга времени потраченного на выполнение рабочих функций, вы подошли к успешному внедрению контрольной системы без непонимания, агрессии и недовольства со стороны штатных сотрудников.

Опыт показывает, что объективное и подробное разъяснение преимуществ внедряемой системы, приводит к лояльному отношению служащих и пониманию целей контроля над рабочим временем.