Организация документооборота от А до Я

13.02.2013

Делопроизводство – обеспечение документирования и организации работы с официальными документами.

Его условно делят на три стадии:

• система документооборота (организация учёта и движения документации);

• документирование (создание документов);

• архивное дело (хранение документов).

Организация делопроизводства и соблюдение порядка, правил работы с документацией в российских учреждениях возлагается на плечи руководителя. Но осуществление делопроизводства непосредственно входит в функции должностных лиц, отвечающих за учёт и сохранность документов.

Состав распорядительной-организационной документации определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управления документации. Общие требования к организации работы с документацией и документированию деятельности в России установлены в соответствии с ГОСТом «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов» под номером Р 6.30-2003.

Управленческая деятельность складывается из следующих процессов: получение информации, её обработка, принятие верных решений, их дальнейшее доведение до сведения исполнителей, собственно само исполнение и подведение итогов. Часть этих процессов совершаются через персональную сеть учреждения, называемую интранет. Делопроизводство часто также называют ДОУ  (документационное обеспечение управления), потому что значительная часть управленческой информации приходит в документированном формате.

На данный момент значение терминов «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления», являющихся синонимами, закреплено ГОСТом под номером Р 51141-98.

«Документационное обеспечение управления» как научный термин вошел в оборот с середины 70-х годов прошлого века. Связано это было с изменением организационно-технических основ делопроизводства и подходов к методике его совершенствования – без технической революции не обошлось и в делопроизводстве, с семидесятых начали активно внедрять использование вычислительных машин. А с появлением Интернета создание интранет порталов также изменило понятие о документационном обеспечении управления. Сегодня же чаще используют термин «делопроизводство» нежели «документационное обеспечение управления»

Несмотря на то что термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления»  принято считать синонимами, между ними есть серьёзные различия. Так, второй используют, когда речь идёт о информационно-технологической составляющей делопроизводства в современных учреждениях, когда подразумевают электронный документооборот. Термин «делопроизводство» чаще применяют в случаях описания организационной составляющей и стандартных приемов работы с документацией.

Несмотря на то что сегодня новые информационные технологии в делопроизводства, такие как корпоративный портал, значительно улучшили и упростили это процесс, делопроизводство – это всё ещё одна из основных сторон деятельности большинства учреждений, и офисные работники именно на работу с документами тратят не менее половины рабочего времени, поэтому многие представители малого и среднего бизнеса вынуждены обращаться к специалистам по сопровождению документооборота. Зачастую такие услуги предоставляют консалтинговые, юридические и бухгалтерские компании.

От правильности организации делопроизводства зависит множество фактов: экономичность, эффективность управления, оперативность и многое другое.

Смотрите также:

16.06.2015

Государство продолжает активно работать на налоговым администрированием, поэтому внедряет массу новшеств в законодательство по налогам. Большинство изменений касается налогообложения индивидуальных предпринимателей и юридических лиц-предприятий малого и крупного бизнеса. Начало 2015 года обязало субъектов хозяйствования знать, и как следствие выполнять все требования законов по налогам. В данной статье мы расскажем о ...


17.10.2012

В этом разделе мы постарались подобрать все необходимые документы для регистрации ООО, ЗАО, ИП. Так же мы заполнили их в соответствии с требования регистрирующего органа. Это минимальное количество информации, которое необходимо для заполнения. С 4 июля 2013 года были введены новые формы для регистрации юридических лиц, в связи с этим, мы удалили ...


28.03.2014

Когда компания больше не в состоянии полноценно и прибыльно осуществлять свою уставную коммерческую деятельность и на общем собрании все учредители приняли решение о закрытии общества, следует инициировать процесс ликвидации компании. Реорганизация и ликвидация юридических лиц ставит своей окончательной целью, полное прекращение функционирования компании с обязательным исключением ее из ЕГРЮЛ. Причины ...