Организация документооборота от А до Я

13.02.2013

Делопроизводство – обеспечение документирования и организации работы с официальными документами.

Его условно делят на три стадии:

• система документооборота (организация учёта и движения документации);

• документирование (создание документов);

• архивное дело (хранение документов).

Организация делопроизводства и соблюдение порядка, правил работы с документацией в российских учреждениях возлагается на плечи руководителя. Но осуществление делопроизводства непосредственно входит в функции должностных лиц, отвечающих за учёт и сохранность документов.

Состав распорядительной-организационной документации определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управления документации. Общие требования к организации работы с документацией и документированию деятельности в России установлены в соответствии с ГОСТом «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов» под номером Р 6.30-2003.

Управленческая деятельность складывается из следующих процессов: получение информации, её обработка, принятие верных решений, их дальнейшее доведение до сведения исполнителей, собственно само исполнение и подведение итогов. Часть этих процессов совершаются через персональную сеть учреждения, называемую интранет. Делопроизводство часто также называют ДОУ  (документационное обеспечение управления), потому что значительная часть управленческой информации приходит в документированном формате.

На данный момент значение терминов «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления», являющихся синонимами, закреплено ГОСТом под номером Р 51141-98.

«Документационное обеспечение управления» как научный термин вошел в оборот с середины 70-х годов прошлого века. Связано это было с изменением организационно-технических основ делопроизводства и подходов к методике его совершенствования – без технической революции не обошлось и в делопроизводстве, с семидесятых начали активно внедрять использование вычислительных машин. А с появлением Интернета создание интранет порталов также изменило понятие о документационном обеспечении управления. Сегодня же чаще используют термин «делопроизводство» нежели «документационное обеспечение управления»

Несмотря на то что термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления»  принято считать синонимами, между ними есть серьёзные различия. Так, второй используют, когда речь идёт о информационно-технологической составляющей делопроизводства в современных учреждениях, когда подразумевают электронный документооборот. Термин «делопроизводство» чаще применяют в случаях описания организационной составляющей и стандартных приемов работы с документацией.

Несмотря на то что сегодня новые информационные технологии в делопроизводства, такие как корпоративный портал, значительно улучшили и упростили это процесс, делопроизводство – это всё ещё одна из основных сторон деятельности большинства учреждений, и офисные работники именно на работу с документами тратят не менее половины рабочего времени, поэтому многие представители малого и среднего бизнеса вынуждены обращаться к специалистам по сопровождению документооборота. Зачастую такие услуги предоставляют консалтинговые, юридические и бухгалтерские компании.

От правильности организации делопроизводства зависит множество фактов: экономичность, эффективность управления, оперативность и многое другое.

Смотрите также:

20.08.2014

Трудовые отношения между руководителем и подчиненными нередко вызывают затруднения. Они возникают от неправильного ведения кадрового учета и несоблюдения законодательства РФ. По этой причине появляется недовольство сотрудников, повестки в суд, проверки и другие неприятности. Последствия недовольства персонала Деятельность любой компании зависит от эффективности работы служащих. Именно поэтому важно, чтобы они были ...


20.08.2015

В современных экономических реалиях большое количество субъектов хозяйствования сталкиваются с такой неприятной проблемой как блокировка счета, которая выражается в невозможности осуществлять хозяйственные операции по расчетному счету, так как он является «замороженным» по предписанию налогового органа. Разумеется, попасть в такую ситуацию никто не хочет, однако, как показывает практика специалистов ЮК «Партнер», ...


17.01.2014

Каждый кто решил открыть фирму, сталкивается с проблемой, зачем нужен и где взять, юридический адрес для регистрации общества с ограниченной ответственностью? Для начала стоит посмотреть, что говорит нам на этот счет законодательство. В законодательстве РФ, прописано, что в соответствии со ст. 54 ГК РФ место нахождения юридического лица определяется местом ...