Организация документооборота от А до Я

13.02.2013

Делопроизводство – обеспечение документирования и организации работы с официальными документами.

Его условно делят на три стадии:

• система документооборота (организация учёта и движения документации);

• документирование (создание документов);

• архивное дело (хранение документов).

Организация делопроизводства и соблюдение порядка, правил работы с документацией в российских учреждениях возлагается на плечи руководителя. Но осуществление делопроизводства непосредственно входит в функции должностных лиц, отвечающих за учёт и сохранность документов.

Состав распорядительной-организационной документации определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управления документации. Общие требования к организации работы с документацией и документированию деятельности в России установлены в соответствии с ГОСТом «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов» под номером Р 6.30-2003.

Управленческая деятельность складывается из следующих процессов: получение информации, её обработка, принятие верных решений, их дальнейшее доведение до сведения исполнителей, собственно само исполнение и подведение итогов. Часть этих процессов совершаются через персональную сеть учреждения, называемую интранет. Делопроизводство часто также называют ДОУ  (документационное обеспечение управления), потому что значительная часть управленческой информации приходит в документированном формате.

На данный момент значение терминов «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления», являющихся синонимами, закреплено ГОСТом под номером Р 51141-98.

«Документационное обеспечение управления» как научный термин вошел в оборот с середины 70-х годов прошлого века. Связано это было с изменением организационно-технических основ делопроизводства и подходов к методике его совершенствования – без технической революции не обошлось и в делопроизводстве, с семидесятых начали активно внедрять использование вычислительных машин. А с появлением Интернета создание интранет порталов также изменило понятие о документационном обеспечении управления. Сегодня же чаще используют термин «делопроизводство» нежели «документационное обеспечение управления»

Несмотря на то что термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления»  принято считать синонимами, между ними есть серьёзные различия. Так, второй используют, когда речь идёт о информационно-технологической составляющей делопроизводства в современных учреждениях, когда подразумевают электронный документооборот. Термин «делопроизводство» чаще применяют в случаях описания организационной составляющей и стандартных приемов работы с документацией.

Несмотря на то что сегодня новые информационные технологии в делопроизводства, такие как корпоративный портал, значительно улучшили и упростили это процесс, делопроизводство – это всё ещё одна из основных сторон деятельности большинства учреждений, и офисные работники именно на работу с документами тратят не менее половины рабочего времени, поэтому многие представители малого и среднего бизнеса вынуждены обращаться к специалистам по сопровождению документооборота. Зачастую такие услуги предоставляют консалтинговые, юридические и бухгалтерские компании.

От правильности организации делопроизводства зависит множество фактов: экономичность, эффективность управления, оперативность и многое другое.

Смотрите также:

13.02.2013

Стоимость регистрации ООО Каждый, кто решил заняться предпринимательской деятельностью сталкивается с вопросом какова же стоимость регистрации ООО ? Не для кого не секрет, что цены на рынке юридических услуг по регистрации ООО сильно разняться. От заманчивых 2000 рублей и до невероятно высоких, в плоть до 50 000. Для того что бы ...


24.07.2014

Постановление Высшего Арбитражного Суда эксперты, юристы и предприниматели уже признали одним из наиболее знаковых за последнее время. Согласно ему компания в любой момент может выразить недоверие своему директору, доказав неразумность и/или непорядочность его действий, повлекших за собой убытки организации. В итоге, руководителю придется в рамках действующего законодательства отвечать за свои ...


12.05.2015

Безболезненное расставание: как правильно уволиться? Трудовой кодекс РФ предусматривает множество вариантов прекращения трудовых отношений: По инициативе работника или как раньше говорили, по собственному желанию (ст. 80 ТК). В статье 78 ТК регламентируется увольнение по соглашению сторон: это по сути тот случай, когда желания работника и нанимателя совпали. По инициативе нанимателя ...